Resourcecloud
Betriebsrats-Paket
Wie Resourcecloud mit der Auswertung einzelner Beschäftigter umgeht – technische Sperren, ehrliche Grenzen und eine Muster-Betriebsvereinbarung
Inhalt
- Kurzfassung
- Teil A – Technische Sperren
- Teil B – Was Resourcecloud nicht ausschließt
- Teil C – Muster-Betriebsvereinbarung (Entwurf)
Betriebsrats-Paket
Für Betriebs- und Personalräte, Datenschutzbeauftragte und Einkauf: Was die Software technisch verhindert, was sie erlaubt, und wie Sie das in einer Betriebsvereinbarung festhalten.
Kurzfassung
Was wir nicht behaupten: Resourcecloud ist ein Werkzeug zur Planung und Zeiterfassung. Zeitbuchungen, Kommentare und Aufgabenzuweisungen tragen den Namen der Person, und bei eingeschalteten Schaltern können Führungskräfte Berichte über einzelne Personen erzeugen. Eine Auswertung einzelner Beschäftigter ist also technisch möglich und gehört in die Mitbestimmung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Das Paket sorgt dafür, dass sie nur bewusst, sichtbar und mit Zustimmung eingeschaltet wird – es schließt sie nicht für immer aus. Teil B nennt die Grenzen im Einzelnen.
Teil A – Technische Sperren
Jede Zeile nennt, was die Software tut und womit das belegt ist. „Test“ bedeutet ein automatischer Test im Quellcode, der bei Änderungen mitläuft.
| Sperre | Wirkung | Nachweis |
|---|---|---|
| Benutzerberichte und Auslastung je Person: Voreinstellung aus | In einer neu installierten Instanz sind beide Funktionen ausgeschaltet. Solange sie aus sind, wird der Bericht über eine andere Person auch bei direktem Aufruf der Adresse verweigert. | Datenbankschema der Neuinstallation; Test perf_monitoring_probe |
| Warnung und Mitteilung an alle | Beim Einschalten bestätigt der Administrator in einem Dialog, dass alle Beschäftigten benachrichtigt werden und dass dies in vielen Ländern die Zustimmung des Betriebsrats braucht. Danach erhalten alle aktiven Konten sofort eine Mitteilung mit Funktion, Datum, Administrator und Beschreibung. Sie lässt sich nicht abbestellen, auch nicht bei stummgeschalteten Systemmeldungen. Das Ausschalten wird ebenfalls mitgeteilt. | Test perf_monitoring_probe (Mitteilung an Stummgeschaltete, nicht an gesperrte Konten, einmalig) |
| Hinweis im Profil | Jedes Profil zeigt, welche Auswertungen einzelner Personen eingeschaltet sind, seit wann und durch wen – oder dass keine eingeschaltet ist. Wer später im System angelegt wird, liest es dort. | Test perf_monitoring_probe |
| Bericht über eine andere Person | Der eigene Bericht ist immer zugänglich. Der Bericht über eine andere Person (Seite und CSV-Export) braucht den eingeschalteten Schalter und eine Person im Zuständigkeitsbereich der anfragenden Person. Beschäftigte ohne Führungsrolle sehen keine fremden Berichte. | Test perf_monitoring_probe (verweigerte Fälle). |
| Abgestufte Sicht auf die Auslastung | Teamleitungen sehen einzelne Personen ihres Teams, nur wenn der Schalter eingeschaltet ist. Abteilungsleitungen sehen Aggregate von Abteilungen und Bereichen darunter, nicht einzelne Teams oder Personen. Höhere Ebenen sehen gröbere Gruppierungen. Wer eine Einheit selbst leitet oder vertritt, darf deren Personen sehen. Die Untergrenze liegt in der Datenschicht: Eine Seite, die sie nicht beachtet, bekommt die feineren Zahlen gar nicht geliefert. | Testsuite org_dashboard_stats_test (Untergrenzen je Rolle, Verweigerung statt stillem Vergröbern) |
| KI-Assistent ohne Personen-Ranglisten | Die Datenbausteine, die der Assistent dem Modell gibt, enthalten keine Namen mit Leistungs- oder Auslastungszahlen (keine Liste „meiste erledigte Aufgaben“, keine Liste „höchste Auslastung“). Fragen nach Rangfolgen von Personen oder Teams lehnt zusätzlich ein Wortfilter ab, bevor Daten geladen werden. Der Assistent sieht die eigenen Zahlen der fragenden Person. | Test assistant_privacy_probe: eine Testperson mit den höchsten Werten der Firma taucht im Modellkontext nicht auf |
| Kalender: Belegtzeiten nur mit Zustimmung | Aus Outlook wird nur die Frei/Belegt-Ansicht gelesen, nur für Personen, die es in ihrem Profil einschalten, und nur als eine Zahl je Person und Arbeitstag. Betreff, Ort und Teilnehmer werden nicht gelesen oder gespeichert. Das Abschalten löscht die Zahlen der Person sofort. | Kalender-Leitfaden; Datenbank-Migration (eigene Spalte je Person, Tabelle nur mit Zahlen je Tag); Trust-Paket Anlage 2 D |
| Private Aufgaben | Als privat markierte Aufgaben sehen nur Ersteller und Bearbeiter. Alle Abfragen verwenden dafür gemeinsame Filter. | Test private_task_probe, Regressionsschicht 9 |
Teil B – Was Resourcecloud nicht ausschließt
Diese Punkte sollten in einer Betriebsvereinbarung ausdrücklich geregelt sein. Wir nennen sie, damit niemand sie später erst findet.
- Berichte über Personen bei eingeschaltetem Schalter. Der Benutzerbericht zeigt für eine Person unter anderem erledigte Aufgaben im Vergleich zum Team-Durchschnitt mit Prozentwert, Aktivität (Kommentare), Umplanungen und gebuchte gegen verfügbare Stunden. Das ist eine technische Einrichtung, die zur Leistungskontrolle geeignet ist. Sie ist deshalb ab Werk aus und mitbestimmungspflichtig.
- Namen an Arbeitsdaten. Zeitbuchungen, Kommentare, Änderungsprotokolle und Aufgabenzuweisungen nennen die Person. Das ist der Arbeitsnachweis und nicht abschaltbar. Prioritätslisten, die der Assistent liest, nennen den Bearbeiter einer Aufgabe, aber keine Leistungszahl.
- Anmeldezeitpunkte. Anmeldungen werden mit Zeitpunkt gespeichert. Die letzte Anmeldung je Konto zeigt die Organisationsverwaltung dem Administrator.
- Administratoren. Wer die Rolle RC Admin hat, kann alle Einstellungen ändern, auch die Schalter. Es gibt dafür keine Vier-Augen-Sperre; die Betriebsvereinbarung sollte regeln, wer die Rolle trägt. Der Betreiber der Instanz (bei Hosting durch uns die Ontaric GmbH) hat technisch Zugriff auf die Datenbank. Das ist im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.
- Wortfilter des Assistenten. Er erkennt nicht jede Umformulierung. Der Schutz liegt darin, dass die Datenbausteine keine Personen-Ranglisten enthalten, nicht im Filter. Ein Test deckt das ab; er ersetzt aber keine Prüfung Ihres eigenen Betriebs.
- Bestandsinstanzen. In Instanzen, die vor der Einführung der Mitteilung eingerichtet wurden, kann der Schalter schon eingeschaltet sein. Dann zeigt das Profil „Datum nicht erfasst“, und es ging keine Mitteilung hinaus. Schalten Sie solche Funktionen aus und mit Mitteilung wieder ein, sobald die Vereinbarung steht.
- Keine Rechtsberatung. Ob und wie eine Funktion mitbestimmungspflichtig ist, beurteilt im Einzelfall Ihre Rechtsberatung.
Teil C – Muster-Betriebsvereinbarung (Entwurf)
Betriebsvereinbarung über den Einsatz der Software Resourcecloud
zwischen [Unternehmen] („Arbeitgeber“) und dem Betriebsrat von [Unternehmen] („Betriebsrat“).
§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich
- Diese Vereinbarung regelt Einführung und Nutzung der Software Resourcecloud (Aufgaben-, Projekt- und Ressourcenplanung, Zeiterfassung) im Betrieb [Standort/e].
- Sie gilt für alle Beschäftigten, deren Daten in Resourcecloud verarbeitet werden.
§ 2 Zweck und Verbot der Leistungs- und Verhaltenskontrolle
- Resourcecloud dient der Planung und Steuerung von Aufgaben, Projekten und Kapazitäten sowie dem Nachweis gebuchter Zeiten.
- Die Daten werden nicht zur Beurteilung der Leistung oder des Verhaltens einzelner Beschäftigter verwendet. Ausnahmen regelt § 6.
- Erkenntnisse aus einer Verarbeitung entgegen dieser Vereinbarung dürfen nicht Grundlage personeller Maßnahmen sein.
§ 3 Verarbeitete Daten
Verarbeitet werden die in Anlage 1 genannten Datenkategorien: Stammdaten (Name, Team, Rolle, Wochenstunden), Aufgaben und Zuweisungen, Zeitbuchungen und Kommentare mit Autorenzuordnung, Anmeldezeitpunkte, Abwesenheiten und – nur bei Zustimmung der Person – die Belegtzeit als Zahl je Arbeitstag aus dem Kalender. Weitere Kategorien bedürfen der Zustimmung des Betriebsrats.
§ 4 Ausgeschaltete Funktionen
- Die Funktionen „Benutzerberichte“ und „Auslastung je Person“ bleiben ausgeschaltet, solange der Betriebsrat einer Einschaltung nicht schriftlich zugestimmt hat.
- Der Arbeitgeber schaltet sie erst nach dieser Zustimmung ein. Beim Einschalten werden alle Beschäftigten durch die Software benachrichtigt; die Profilseite weist dauerhaft darauf hin.
- Der Betriebsrat kann das Ausschalten verlangen, wenn die Voraussetzungen der Zustimmung entfallen. Der Arbeitgeber schaltet innerhalb von [fünf] Arbeitstagen aus.
§ 5 Sichtbarkeit
- Die Sichtbarkeit von Auslastungs- und Zeitdaten richtet sich nach Anlage 2. Eine Führungskraft sieht Daten einzelner Personen nur, soweit Anlage 2 es vorsieht.
- Rollen mit weitreichenden Rechten (RC Admin) vergibt der Arbeitgeber nur an die in Anlage 2 genannten Personen. Änderungen teilt er dem Betriebsrat mit.
§ 6 Auswertungen im Einzelfall
Auswertungen einzelner Personen über § 5 hinaus sind nur bei einem durch Tatsachen begründeten Verdacht auf eine schwere Pflichtverletzung zulässig, nach vorheriger Information des Betriebsrats und unter Beteiligung eines Mitglieds des Betriebsrats. Der Vorgang wird dokumentiert. [Von der Rechtsberatung zu prüfen.]
§ 7 Künstliche Intelligenz
- Der KI-Assistent beantwortet keine Fragen, die auf einen Leistungsvergleich von Personen oder Teams zielen. Die Software stellt ihm keine personenbezogenen Rangfolgen zur Verfügung.
- [Betriebsart der KI: lokal / Dienstleister – gemäß Anlage 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags.]
§ 8 Kalenderanbindung
Das Lesen von Belegtzeiten aus dem Kalender erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung der einzelnen Person, die sie jederzeit ohne Nachteil widerrufen kann. Es werden keine Termininhalte gelesen oder gespeichert.
§ 9 Rechte der Beschäftigten
Beschäftigte können Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten verlangen sowie Berichtigung und Löschung nach den gesetzlichen Vorgaben. Sie können jederzeit in ihrem Profil nachlesen, welche Auswertungen einzelner Personen eingeschaltet sind.
§ 10 Kontrolle durch den Betriebsrat
Der Betriebsrat kann sich die Konfiguration (Schalter, Rollenvergabe) auf Verlangen vorführen lassen und erhält bei Änderungen Mitteilung. [Ggf. Zugang zu einem Lesekonto vereinbaren.]
§ 11 Löschfristen
[Fristen je Datenkategorie, abgestimmt mit dem Löschkonzept (Anlage 4 des Auftragsverarbeitungsvertrags).]
§ 12 Änderungen, Schlichtung, Laufzeit
- Neue Funktionen, die Beschäftigtendaten auswerten, bedürfen der Zustimmung des Betriebsrats.
- Bei Meinungsverschiedenheiten entscheidet die Einigungsstelle nach § 76 BetrVG.
- Die Vereinbarung tritt am [Datum] in Kraft und kann mit einer Frist von [drei] Monaten zum Quartalsende gekündigt werden; sie wirkt nach.
Anlage 1 – Datenkategorien
| Kategorie | Zweck | Einsehbar durch |
|---|---|---|
| Stammdaten | Planung, Zuordnung | [ausfüllen] |
| Aufgaben, Zuweisungen | Arbeitssteuerung | [ausfüllen] |
| Zeitbuchungen, Kommentare | Arbeitsnachweis | [ausfüllen] |
| Anmeldezeitpunkte | Betrieb, Sicherheit | [ausfüllen] |
| Abwesenheiten | Planung | [ausfüllen] |
| Belegtzeit aus dem Kalender (Zahl je Tag, nur mit Zustimmung) | Kapazitätsplanung | nicht angezeigt; wirkt nur auf die Planung |
Anlage 2 – Sichtbarkeit und Funktionsübersicht
| Funktion | Zustand | Einschalten nur mit Zustimmung nach § 4 |
|---|---|---|
| Benutzerberichte (Berichte über einzelne Personen) | aus | ja |
| Auslastung je Person | aus | ja |
| Kalender: Belegtzeit aus Outlook | aus; je Person freiwillig | ja für die Instanz |
| Auslastung nach Einheit (Aggregate) | nach Rolle abgestuft | nein, soweit ohne Personenbezug |
Rollen und ihre Sichtbarkeit: Teamleitung – einzelne Personen des eigenen Teams (nur bei eingeschalteter Auslastung je Person); Abteilungsleitung – Aggregate; Bereichs- und Geschäftsleitungsebenen – gröbere Gruppierungen. [Namentliche RC-Admin-Liste ausfüllen.]
Kontakt
Ontaric GmbH
Jürgen-Töpfer-Straße 113
22763 Hamburg
Anfragen: [email protected]
Zum Betriebsrats-Paket gehören das Datenschutz- und Sicherheitspaket (Auftragsverarbeitung, technisch-organisatorische Maßnahmen, Löschkonzept) und der Kalender-Leitfaden.