Projektvorlagen

Starte das nächste, ähnliche Projekt mit der Struktur eines Projekts, das du schon durchgeführt hast - Meilensteine, Aufgaben, Abhängigkeiten, Unteraufgaben und ihr zeitlicher Aufbau -, statt es auf leerem Blatt zu planen.

Überblick

Kein Projekt gleicht dem anderen, und eine Vorlage tut nicht so. Sie ist ein Ausgangsgerüst für Arbeit, die in ähnlicher Form wiederkommt: ein Kunden-Roll-out, ein Release, ein jährliches Audit, ein Onboarding, eine Veranstaltung. Du startest damit, streichst, was nicht passt, und ergänzt, was fehlt. Gespart wird das Vergessen: die Schritte, die immer dabei sind.

Eine Vorlage behältSie behält nicht
Projekteinstellungen (Name, Beschreibung, Typ) und Dauer
Meilensteine mit ihren Terminen als Tage ab Projektbeginn und welcher Meilenstein welchen blockiert
Aufgaben mit Titel, Beschreibung, Typ, Aufwand, Story Points, Priorität, Meilenstein, Fälligkeit und Frist als Tagesabstände
Abhängigkeiten und Unteraufgaben
Werte eigener Felder
Den ersten externen Kommentar jeder Aufgabe als Aufgabenbeschreibung		 Kosten und Budget
Eigentümer, Projektleitung, Kunde, Lösung, Programm
Zuständige und die Mitglieder des Projektteams
Weitere Kommentare, gebuchte Zeit, Anhänge
Status und Erledigt-Kennzeichen
Private und gelöschte Aufgaben, Reservierungen, geplante (wiederkehrende) Aufgaben

Eine Vorlage ist eine Momentaufnahme zum Zeitpunkt des Speicherns; sie folgt dem Projekt danach nicht. In Projektlisten, im Gantt-Diagramm, in der Kapazität und in Berichten taucht sie nie auf.

1. Ein Projekt als Vorlage speichern

  1. Öffne das Projekt und klicke auf Als Vorlage speichern (neben „Bericht“). Du siehst den Knopf, wenn du Projekte starten und dieses Projekt ändern darfst.
  2. Der Dialog schlägt den Projektnamen vor. Ändere ihn und schreibe, wofür die Vorlage gedacht ist.
  3. Er zeigt, was die Vorlage enthalten wird, etwa 3 Meilensteine · 12 Aufgaben · 2 Unteraufgaben · 7 Abhängigkeiten, und warnt, wenn das Projekt keine Termine hat (die Vorlage lässt sich dann nicht zeitlich verschieben), noch keine Aufgaben hat oder private Aufgaben ausgelassen wurden.
  4. Klicke auf Speichern.

Die beste Quelle ist ein abgeschlossenes Projekt: seine Struktur hat sich bewährt. Alle seine Aufgaben werden übernommen; Status und gebuchte Zeit nicht.

2. Die Vorlagenliste

Öffne Projektvorlagen über Meine Projekte. Alle, die Projekte starten dürfen, sehen jede Vorlage. Ansehen zeigt Meilensteine und Aufgaben mit ihren Tagesabständen und die beteiligten Teams. Projekt starten öffnet die Seite „Neues Projekt“ mit dieser Vorlage. Umbenennen und Löschen sind für die Person, die sie gespeichert hat, für Project Admins und RC Admins. Das Löschen einer Vorlage berührt die daraus entstandenen Projekte nicht.

Den Inhalt einer Vorlage kannst du nicht bearbeiten. Um eine zu ändern, ändere ein Projekt und speichere es erneut (unter gleichem oder neuem Namen); lösche dann die alte.

3. Ein Projekt aus einer Vorlage starten

Auf der Seite Neues Projekt steht oben die Karte Aus einer Vorlage starten.

  1. Wähle die Vorlage. Die Seite zeigt, was sie enthält und wie viele Tage sie umfasst, übernimmt ihren Projekttyp und füllt eine leere Beschreibung daraus.
  2. Gib wie gewohnt Namen, Projektcode (5 Zeichen, noch nicht vergeben) und Zeitraum ein. Das Startdatum bestimmt jeden Termin: Eine Aufgabe, die 9 Tage nach dem Start des alten Projekts lag, liegt 9 Tage nach dem Start des neuen. Das eingegebene Enddatum gilt, wie getippt.
  3. Aufgaben übernehmen ist standardmäßig an. Schalte es aus, um nur Einstellungen und Meilensteine zu bekommen.
  4. Termine, die auf ein Wochenende fallen, auf den folgenden Montag legen ist standardmäßig an. Ein Termin, der als Samstag oder Sonntag herauskäme, wird der Montag danach.
  5. Teamzuordnung (mit Aufgaben): Wähle für jedes Team, in dem die Aufgaben der Vorlage lagen, welches deiner Teams sie übernimmt. Ein Team, das du erreichen kannst, ist vorausgewählt. Das eigene Projektteam des alten Projekts kann das neue Projektteam werden (nur bei agilen Projekten). Jede Zeile muss beantwortet werden.
  6. Lege das Projekt an. Du landest auf seiner Seite.

Das Ergebnis: ein Projekt in Planung, dir gehörend, mit den Meilensteinen (und ihren Blockaden) am Projekt-Epic. Mit Aufgaben: jede in ihrem Meilenstein, mit Abhängigkeiten und Unteraufgaben; nicht zugewiesen im Pool des Teams oder bei der Teamleitung, wenn das Team keinen Pool hat; inaktiv bis zum Projektstart (Kick-off), wie jede Projektaufgabe. Die Aufgabenbeschreibung jeder Aufgabe wird ein interner Kommentar (nie für Kunden sichtbar, denn der Kunde ist jetzt ein anderer). Werte eigener Felder werden eingetragen, wo das aufnehmende Team ein Feld mit gleichem Schlüssel hat; was nicht unterkommt, steht gezählt im Projektprotokoll. Das Protokoll nennt auch die Vorlage, aus der das Projekt stammt.

Kosten gehören nicht zu einer Vorlage: trage Budget und Kosten am Projekt selbst ein.

Es gilt ganz oder gar nicht. Stimmt etwas nicht - ein Team ohne Antwort, ein vergebener Code, ein Datum, das es nicht gibt -, erfährst du den Grund, und nichts wurde angelegt.

4. Gute Vorlagen machen

5. REST-API und MCP

AufrufWas er tut
GET /project-templatesdie Vorlagen, ohne Inhalt
GET /project-templates/{id}der Inhalt mit Tagesabständen und die teams, die eine Antwort brauchen
POST /projects/{id}/save-as-templateein Projekt speichern: {"name": "...", "description": "..."}
PUT / DELETE /project-templates/{id}umbenennen / löschen
POST /projects mit template_idein Projekt aus einer Vorlage anlegen
curl -u USER:TOKEN -X POST https://DEINE-INSTANZ/api/v1/projects \
  -H 'Content-Type: application/json' \
  -d '{"name": "Roll-out Acme", "template_id": 4, "start_date": "2027-09-10",
       "project_code": "acme1", "solution_id": 3,
       "team_map": {"tm12": 7, "tm15": "project_team"}}'

Die Schlüssel in team_map (tm12) sind die Team-Schlüssel der Vorlage aus GET /project-templates/{id}; die Werte sind Team-IDs, die du verwenden darfst, oder project_team. Optional: end_date, type (agile oder waterfall), members, include_tasks (Standard true), weekend_roll (Standard true), custom_fields für das Projekt. Die Antwort ist das Projekt plus from_template: was angelegt wurde und welche Werte eigener Felder ausgelassen wurden. Der gehostete MCP-Endpunkt bietet dasselbe als Tools (list_project_templates, get_project_template, save_project_as_template, update_project_template, delete_project_template und die Vorlagen-Argumente von create_project). Siehe die MCP-Anleitung. Ein Nur-Lesen-Token kann Vorlagen lesen, aber keine speichern und kein Projekt anlegen.

Regeln und Grenzen